湛江银行同业公会文件管理制度

第一条  为确保湛江银行同业公会各项工作规范、高效、优质，依据《广东省行业协会条例》和《湛江银行同业公会章程》制定本制度。

第二条  湛江银行同业公会秘书长是本会文件管理的负责人，秘书处是文件管理的责任部门，秘书处各岗位依照本管理制度履行职责。

第三条  秘书处行文使用三个文号，即“湛银公字”、“湛银公秘字” 和“湛银公秘明传”。

“湛银公字”适用于以湛江银行同业公会名义发出的文件，包括上行文、对外单位、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖公会印章。

“湛银公秘字” 、“湛银公秘明传”是以湛江银行同业公会秘书处的名义发出的文件，主要是秘书处需向本公会理（监）事会成员单位转达的事项、会议文件、内部传真和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。

第四条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条  以“湛银公字”发出的各类文件需经本会会长签发（会长缺岗时由副会长签发），以“湛银公秘字”、“湛银公秘明传”发出的各类文件需经本会秘书长签发。

第六条  收、发文执行登记制度，由秘书处设专人负责。

第七条  各类文件发文需填制《湛江银行同业公会发文稿签》。

第八条  各级单位的来文来函及各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第九条  秘书处根据来文来函的保密等级填写《湛江银行同业公会收文处理表》，报秘书长或公会领导阅批。

第十条  本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

第十一条  每年公会或秘书处的行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十二条  文件保管期限定为永久、定期两种。定期分为30 年、10 年。

第十三条  永久保管的文件档案主要包括；

（一）本公会制定的政策性、制度性文件材料；

（二）本公会召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本公会职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本公会演变、人事变更等文件材料；

（五）本公会重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

第十四条  定期保管30年的文件档案主要包括：

（一）本公会主管业务机构发来的主要文件材料；

（二）重要业务问题的来函与本公会的复函等文件材料。

第十五条  定期保管10年的文件档案主要包括：

（一）本公会职能活动中形成的一般性文件材料；

（二）本公会召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本公会一般性事务管理文件材料；

（四）业务主管单位发送本公会的一般性文件材料；

（五）一般性业务问题的来函、复函等文件材料；

第十六条  文件管理人员调离工作岗位时，应对全部文件制作移交清单进行交接。

第十七条  文件销毁时另行订立办法。

第十八条  本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。